Jak pracować z Agentem Ofertowym

Kontem Google albo Microsoft na adresie Waszej firmy: nazwafirmy.cogitusai.com. Bez nowego hasła.

Dostęp ma każdy adres e-mail, który zgłosiliście przy starcie — nowego handlowca dopisujemy na Wasz mail.

Po zalogowaniu widzisz:

• Nowa oferta — formularz z czatem obok,
• 📊 Historia — wszystkie oferty ze statusami,
• 📥 Zapytania — maile od klientów (jeśli włączone),
• 🏷️ Cennik — u administratora, jeśli jest włączony (domyślnie ukryty).

Na telefonie zaczynasz od czatu; formularz jest pod przyciskiem.

Nie. Piszesz jak do kolegi:

Agent wstawia dane do formularza i potwierdza, co zrobił. Jeśli czegoś nie wie — dopyta, zamiast zgadywać.

Administrator, jeśli panel Cennik jest włączony: 🏷️ CennikWgraj cennik z ExcelaPobierz szablon

Bez panelu wrzuć plik Excel do czatu.

Kolumny szablonu — wymagane są tylko Nazwa i Cena netto:

• Kod produktu
• Nazwa
• Opis
• Cena netto
• Waluta
• Jednostka
• Rabat max %
• VAT %
• Nazwa EN
• Nazwa DE

1. Wgrywasz plik.
2. Klikasz Pokaż podgląd zmian — widzisz, co jest nowe, co zmienione (cena przed → po) i co bez zmian.
3. Dopiero wtedy Zatwierdź i zapisz.

Kolejność kolumn nie ma znaczenia, program dopasowuje je po nagłówkach.

Wystarczy, że w pierwszym wierszu są nagłówki Nazwa i Cena netto; resztę kolumn program rozpozna po nazwie albo pominie.

Przy pilotażu pierwszy cennik wgrywamy za Was.

To stały identyfikator pozycji — najlepiej Wasz kod z ERP. Dzięki niemu ponowne wgranie pliku ze zmienioną nazwą albo ceną aktualizuje pozycję, zamiast dodawać drugą, a historia ofert dalej wskazuje na tę samą pozycję.

Puste pole = program nadaje kod sam z nazwy (np. PR-PRZESCIERADLO-90X200) i pokazuje go przed zapisem.

W czacie, na przykład:

Agent pokazuje podgląd („było → będzie”) i zapisuje dopiero po Twoim tak albo zapisz w następnej wiadomości.

W panelu Cennik (jeśli jest włączony): formularz Dodaj pozycję po prawej albo Edytuj przy wierszu.

Tak, do 50 wierszy: nazwa i cena, opcjonalnie kod, jednostka, VAT. Agent pokaże listę z kodami i zapisze po zapisz.

Większe cenniki — plik Excel.

1. Napisz w czacie wygeneruj cennik — dostaniesz link do pliku Excel z aktualnym cennikiem.
2. Popraw ceny w Excelu.
3. Wrzuć plik z powrotem do czatu albo do panelu — pozycje dopasują się po kodzie produktu.

W panelu Cennik (jeśli jest włączony) przy wgrywaniu zaznacz Podmień CAŁY katalog.

Administrator (osoba wskazana przy starcie).

Handlowiec widzi cennik w formularzu i w czacie, ale go nie zmienia — gdy poprosi, agent odpowie, że cennik prowadzi administrator.

Nie zmieniaj cennika — wpisz rabat w ofercie.

Jeśli klient ma wynegocjowaną stałą cenę, powiedz to agentowi: przeliczy ją na rabat od ceny cennikowej i zapamięta na przyszłe oferty (patrz Jak zapisać ustalenia z klientem).

Najprościej w czacie:

Sam NIP wystarczy — nazwę i adres agent pobierze z rejestru (wykaz VAT, GUS). Formularz wypełni się sam.

W formularzu działa to tak samo: wpisujesz NIP, a nazwa i adres uzupełniają się po chwili.

• W czacie: oferta dla Nowak — agent go znajdzie (także z literówką albo w odmianie) i wstawi dane.
• W formularzu: lista Wybierz zapisanego klienta.

Gdy pasuje kilku, agent pokaże listę i zapyta, o którego chodzi.

Zapytaj co wiemy o Dobrej Ofercie? — dostaniesz kartę klienta:

• dane kontaktowe i domyślny rabat,
• wszystkie oferty z datami, kwotami i statusami,
• notatki.

Powiedz agentowi, na przykład:

Przy następnej ofercie dla tego klienta agent sam to przypomni. Pamięć jest wspólna dla zespołu — nowy handlowiec dostaje ustalenia poprzednika.

Klientów rozpoznajemy po NIP-ie. Oferta dla „P.H.U. Dobra Oferta” z NIP-em, który ma już „Dobra Oferta Sp. z o.o.”, trafi do istniejącego klienta — nazwa i kontakt w bazie zostają.

Duplikaty z okresu przed wpisaniem NIP-ów usuwa administrator w czacie: usuń klienta X → podgląd → tak

1. Opisz w czacie klienta, pozycje, ilości i rabat — oferta dla Dobrej Oferty, 6 biurek i 6 foteli, rabat 5% — albo wrzuć do czatu plik z zapytaniem.
2. Sprawdź formularz — agent wypełnił klienta i pozycje, ceny policzył z cennika.
3. Dopisz Uwagi dla klienta (drukują się w PDF), wybierz Ton oferty (formalny, partnerski, marketingowy) i Język oferty.
4. Kliknij Generuj ofertę → ekran z numerem, podsumowaniem i przyciskami 📥 Pobierz PDF ✏️ Edytuj 📧 Wyślij email do klienta

• PDF
• zdjęcie lub skan
• Word
• tekst
• mail z zapytaniem
• eksport rozmowy z komunikatora

Agent czyta treść, wyciąga klienta i pozycje, dobiera je z Waszego cennika i wypełnia formularz. Potwierdza, co wyczytał.

Napisz w czacie, co zmienić:

Albo popraw w formularzu ręcznie — pola są edytowalne do samego końca. Formularz ma zawsze rację; agent widzi jego aktualny stan.

Agent ostrzeże, że rabat przekracza maksimum ustawione w cenniku dla tej pozycji, i nie wstawi go sam.

Limit zmienia administrator w cenniku (kolumna Rabat max %).

Zapytaj jaki rabat dla Dobrej Oferty? — agent podpowie widełki na podstawie tego, przy jakim rabacie ten klient przyjmował i odrzucał oferty, i powie, na ilu ofertach to liczy.

Możesz też sprawdzić konkretny: czy 12% dla Dobrej Oferty to OK?

Wrzuć mail do czatu. Agent przeczyta go, dobierze pozycje z polskiego cennika i sam ustawi Język oferty: niemiecki — PDF i mail pójdą po niemiecku, kwoty w PLN.

Do Ciebie agent pisze zawsze po polsku. Jeśli pozycja ma w cenniku „Nazwę DE”, na ofercie pojawi się ona; inaczej polska.

Powstaje numer (OF/RRRR/MM/NNN), PDF i wpis w Historii ze statusem niewysłana. Nic jeszcze nie idzie do klienta.

Dopiero Wyślij email do klienta wysyła PDF z Waszej skrzynki i zmienia status na oczekuje.

✏️ Edytuj na ekranie wyniku wraca do formularza z tymi samymi pozycjami. Powstaje nowa wersja, a niewysłana poprzednia jest usuwana.

Wysłanej oferty nie da się nadpisać — robisz nową.

Z Twojego.

• Konto Microsoft — zgodę na wysyłkę nadajesz przy logowaniu.
• Konto Google — jednorazowo przycisk 📮 Połącz skrzynkę Google.

Kopia ląduje w Twoich „Wysłanych”, a odpowiedź klienta przychodzi normalnie do Ciebie.

W czacie:

Albo w Historii przycisk ⚑ Oznacz wynik.

Na tych statusach agent liczy skuteczność i podpowiada rabaty.

📊 Historia✉ Wyślij ponownie przy wybranej ofercie. Idzie na adres zapisany w ofercie.

Tylko niewysłaną: w Historii 🗑 albo w czacie skasuj ofertę OF/2026/09/012

Wysłanej nie usuwasz — oznaczasz jej wynik.

Agent wypisze pozycje, ilości, ceny i rabaty. W Historii to samo pod 👁 Podgląd PDF.

Zapytaj które oferty wiszą bez decyzji? — dostaniesz listę ofert bez odpowiedzi od 14 dni (możesz podać inną liczbę dni).

Inne pytania, które agent rozumie:

Handlowiec widzi swoje liczby, administrator — całego zespołu.

Żeby agent od pierwszego dnia znał klientów i to, co kupowali. Dzięki temu działa co brała Dobra Oferta? i zrób ofertę jak ostatnio dla Dobrej Oferty, a rabaty są podpowiadane z prawdziwej historii.

📊 Historia📥 Import zamówieńPobierz szablon

Kolumny szablonu:

• Klient
• NIP
• Data zamówienia
• Numer zamówienia
• Kod produktu
• Nazwa produktu
• Ilość
• Cena jednostkowa netto
• Rabat %

Jeden wiersz = jedna pozycja; wiersze z tym samym klientem, datą i numerem sklejają się w jedno zamówienie.

1. Pokaż podgląd — nic jeszcze nie zapisuje.
2. Zapisz zamówienia

To samo działa w czacie: wrzuć plik, napisz wgrywam zamówienia, a potem zapisz

I tak ma być — do historii trafiają ceny i rabaty z pliku (takie, jakie klient naprawdę zapłacił), a nie dzisiejsze cennikowe. Cennik się przez to nie zmienia.

• Import robi administrator: produkt bez kodu albo z nieznanym kodem zostanie dopisany do cennika przy zapisie (nazwa i cena z pliku, VAT 23%, rabat maks. 15%). Wiersz bez kodu z nazwą, która już jest w cenniku, trafi do tego produktu.
• Import robi handlowiec: plik wraca do poprawy z listą nieznanych pozycji i podpowiedzią najbliższej — nic nie zostaje zapisane.

Do 500 zamówień i 5 000 wierszy w jednym pliku.

Zamówienia z importu mają w Historii plakietkę „import” i przycisk 📋 Linie zamiast PDF-u — to zapis historii, nie oferta do wysłania.

Agent bierze pozycje i ilości z ostatniego zamówienia tego klienta i wstawia je do formularza, a ceny liczy z bieżącego cennika. Jeśli coś musiał pominąć albo obciąć (rabat ponad limit, pozycja już nie w cenniku), powie to wprost.

Samo co kupowała Dobra Oferta? daje zestawienie bez wypełniania formularza.

To funkcja, którą włączamy na Waszą prośbę.

1. Po naszej stronie przygotowujemy adres techniczny i instrukcję dla Waszego rodzaju poczty.
2. Ty ustawiasz w swojej poczcie (Microsoft 365, Google Workspace, hosting) przekazywanie kopii przychodzących maili na ten adres.

Oryginał zostaje w Twojej skrzynce.

Pojawia się jako karta w 📥 Zapytania (kolumna „Do zrobienia”) ze szkicem oferty: klient, pozycje z Waszego cennika, wymagania z treści.

1. Klikasz kartę — formularz jest wstępnie wypełniony.
2. Sprawdzasz.
3. Wyślij — odpowiedź idzie w tym samym wątku, a karta przechodzi do „Zamknięte”.

Karta i tak może powstać — agent oznacza podejrzany spam, ale nie decyduje za Ciebie. Zbędną kartę zamykasz jednym kliknięciem.

Można też przekazywać tylko maile ze słowami „oferta”, „zapytanie”, „wycena” w temacie.

Tak, w przeglądarce — bez instalowania.

Na telefonie zaczynasz od czatu: wklejasz lub dyktujesz zapytanie, sprawdzasz formularz, generujesz i wysyłasz.