🇬🇧 English version of this policy →
Niniejszy dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony cogitusai.com oraz naszych usług: Agenta Ofertowego AI (dalej „Aplikacja") — narzędzia do tworzenia i wysyłania ofert handlowych. Stanowi on realizację obowiązku informacyjnego z art. 13 i 14 RODO (rozporządzenie UE 2016/679).
1. Administrator danych
Administratorem danych jest COGITUS AND MARKETS Krzysztof Zajkowski, ul. Józefa Sierakowskiego 4 lok. 64, 03-712 Warszawa, NIP 5422489902, REGON 141939802. Kontakt w sprawach danych: kris@cogitusai.com.
2. Kogo dotyczy
Aplikacja jest narzędziem biznesowym (B2B) dla handlowców firm korzystających z usługi. Użytkownik loguje się służbowym kontem Google lub Microsoft, tworzy ofertę dla swojego klienta i może wysłać ją e-mailem ze swojej własnej skrzynki. Politykę stosujemy także do osób odwiedzających stronę i kontaktujących się z nami.
3. Cele, dane i podstawy prawne (Agent Ofertowy AI)
| Cel | Zakres danych | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|---|
| Logowanie do Aplikacji | profil konta Google/Microsoft: adres e-mail, imię i nazwisko | art. 6 ust. 1 lit. b (świadczenie usługi) oraz lit. f (uzasadniony interes — bezpieczny dostęp) |
| Wysyłka oferty w imieniu użytkownika | uprawnienie do wysyłki (Google gmail.send / Microsoft Mail.Send), adres odbiorcy, treść oferty (PDF) |
art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f — wyłącznie na wyraźne działanie użytkownika (kliknięcie „Wyślij") |
| Obsługa zapytań / kontakt | adres e-mail, treść wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. f (odpowiedź na zapytanie) |
| Statystyka i bezpieczeństwo strony | dane techniczne (adres IP, logi), zob. sekcję „Cookies" | art. 6 ust. 1 lit. f (utrzymanie i bezpieczeństwo serwisu) |
4. Odbiorcy danych Aplikacji (podmioty przetwarzające)
Korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie i w zakresie niezbędnym do działania usługi:
- Google (Google Cloud, Google Workspace APIs) — hosting aplikacji i danych (region Unii Europejskiej) oraz logowanie i wysyłka poczty z konta Google użytkownika.
- Microsoft — logowanie i wysyłka poczty z konta Microsoft użytkownika (Microsoft Graph).
- Postmark (ActiveCampaign, LLC) — dostarczanie wiadomości e-mail z ofertami (dla klientów korzystających z tej metody wysyłki).
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część dostawców (Google, Microsoft, Postmark) to podmioty z siedzibą w USA, co może wiązać się z przekazaniem danych poza EOG. Takie przekazanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO — uczestnictwa dostawcy w programie EU‑U.S. Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Dane aplikacji i klientów są przechowywane w regionie UE.
6. Czego NIE robimy z danymi poczty (Google/Microsoft)
- Nie odczytujemy, nie skanujemy ani nie przechowujemy treści Twojej
skrzynki — uprawnienie
gmail.send/Mail.Sendsłuży wyłącznie do wysyłania, nie do czytania poczty. - Nie wykorzystujemy danych do reklam ani profilowania.
- Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich poza wymienionych powyżej dostawców.
- Żaden człowiek po naszej stronie nie czyta treści wysyłanych wiadomości.
7. Jak chronimy dane
- Szyfrowanie w tranzycie: cała komunikacja z aplikacją i między naszymi usługami odbywa się przez HTTPS/TLS (1.2 lub nowszy).
- Szyfrowanie w spoczynku: dane przechowujemy w Google Cloud (Firestore, Secret Manager), gdzie są domyślnie szyfrowane algorytmem AES-256.
- Region przetwarzania: Unia Europejska (Firestore
europe-central2, pamięć asystentaeurope-west4). - Izolacja klientów: dane każdej firmy są przechowywane
w osobnej, wydzielonej przestrzeni (
tenants/{id}/…), a sesja użytkownika jest trwale związana z jego firmą. Dane różnych firm nie są łączone ani udostępniane między sobą. - Kontrola dostępu: dostęp wyłącznie dla uwierzytelnionych użytkowników z listy dozwolonych adresów danej firmy; uprawnienia usług w chmurze według zasady najmniejszych uprawnień; sekrety i tokeny w Google Secret Manager, nigdy w kodzie.
- Minimalizacja: pobieramy wyłącznie uprawnienie do
wysyłania wiadomości (
gmail.send) — nie odczytujemy, nie przeglądamy ani nie pobieramy zawartości Twojej skrzynki. Treści rozmów z asystentem nie są zapisywane w logach. - Usuwanie danych: na żądanie usuwamy dane konta i powiązane rekordy; połączenie skrzynki można w każdej chwili odłączyć, a dostęp aplikacji cofnąć w ustawieniach konta Google.
8. Sztuczna inteligencja a Twoje dane
Aplikacja korzysta z modeli językowych Google Gemini udostępnianych przez Google Cloud Vertex AI — jedynego dostawcy AI, z którego korzystamy. Nie przekazujemy danych do żadnych innych dostawców AI ani pośredników.
Dane z usług Google (Google Workspace) nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI — ani przez nas, ani przez naszych dostawców. Zgodnie z warunkami Google Cloud dane klienta przetwarzane w Vertex AI nie służą do trenowania ani ulepszania modeli fundacyjnych Google.
Uprawnienie, o które prosimy w Google (gmail.send), pozwala
wyłącznie wysłać przygotowaną przez Ciebie ofertę. Treść
oferty powstaje z danych, które sam wprowadzasz w aplikacji, oraz z katalogu
produktów Twojej firmy. Nie odczytujemy zawartości Twojej skrzynki pocztowej,
więc żadne wiadomości ani załączniki z Gmaila nie są przekazywane do modeli AI.
Korzystanie przez Cogitus AI z informacji otrzymanych z interfejsów API Google oraz ich przekazywanie innym aplikacjom odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami Limited Use.
9. Zgodność z polityką Google (Limited Use)
PL: Wykorzystanie i przekazywanie przez Aplikację informacji otrzymanych z interfejsów API Google odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego użycia (Limited Use).
EN: Agent Ofertowy AI's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
10. Okres przechowywania (Agent Ofertowy AI)
- Token wysyłki (Google/Microsoft) — do czasu odłączenia aplikacji przez użytkownika lub ustania korzystania z usługi; po odłączeniu tracimy możliwość wysyłki w Twoim imieniu.
- Dane logowania i dane handlowca — przez okres korzystania z usługi przez firmę użytkownika.
- Korespondencja — przez czas niezbędny do obsługi sprawy.
11. Cookies (pliki cookie)
Niezbędne: aplikacja używa ciasteczka sesyjnego do utrzymania zalogowania użytkownika — bez niego usługa nie działa.
Marketingowe (Google Ads): na naszej witrynie używamy ciasteczek Google Ads wyłącznie do pomiaru skuteczności reklam (sprawdzamy, czy odwiedziny z reklamy zakończyły się kontaktem). Stosujemy mechanizm Google Consent Mode: ciasteczka te są domyślnie wyłączone i uruchamiają się dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody w bannerze cookies. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, czyszcząc dane tej witryny w przeglądarce. Nie używamy danych z Twojej poczty do reklam (zob. sekcję 6).
Statystyczne (Google Analytics): mierzymy anonimowo ruch na stronie (ile osób ją odwiedza, które podstrony oglądają), korzystając z Google Analytics. Te ciasteczka również uruchamiają się dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody w bannerze cookies.
Ustawienia cookies możesz też zmienić bezpośrednio w przeglądarce.
12. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Możesz w każdej chwili odłączyć aplikację od swojego konta: Google / Microsoft. W sprawach danych pisz na kris@cogitusai.com.
Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa.
13. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne. Aplikacja korzysta z modeli AI do przygotowywania treści ofert, ale ostateczną decyzję o ich treści i wysyłce podejmuje człowiek (handlowiec).
14. Zmiany polityki
O istotnych zmianach informujemy, aktualizując datę na górze tej strony.