Jak pracować z Agentem Serwisowym

Przez adres Waszej firmy: nazwafirmy.cogitusai.com. Link albo kod QR dajecie instalatorom sami.

Działa w przeglądarce, na telefonie i na komputerze — bez instalowania aplikacji.

Nie. Czat działa od razu, bez konta. Konto daje więcej:

• 📁 Moje konto — wszystkie rozmowy, protokoły i urządzenia,
• pamięć ustaleń między rozmowami,
• przypomnienia mailem o przeglądach.

Zaloguj się → Zaloguj przez Google albo Zaloguj przez Microsoft. Konto zakłada się samo przy pierwszym logowaniu, bez nowego hasła.

Jak w warsztacie: marka lub seria, model i kod albo objaw:

Jedno pytanie na raz działa najlepiej. Gdy nie podasz urządzenia, agent najpierw o nie dopyta. Odpowiada krótko i po polsku — tak, żeby dało się czytać przy urządzeniu.

Wyłącznie z dokumentacji wgranej dla Waszej firmy: instrukcje, DTR, karty produktu, tabele kodów. Nie szuka w internecie i nie odpowiada „z pamięci”.

Każda odpowiedź techniczna kończy się wierszem:

Instalator może to sprawdzić w PDF-ie.

Agent mówi wprost: „Nie mam tego w dokumentacji <Wasza firma>”. Poprosi o doprecyzowanie (model, kod) albo zaproponuje przekazanie sprawy do serwisu.

Nie zgaduje — w serwisie zła odpowiedź jest gorsza niż żadna. Takie pytanie trafia do panelu firmy jako temat do uzupełnienia dokumentacji.

Agent zacytuje to, co jest w dokumencie, i powie, czego w nim brakuje („dokumentacja wymienia ten kod, ale nie precyzuje przyczyny”). Brakującej części nie dopowiada.

Agent powie, że nie ma dokumentacji tej marki, i wypisze wszystkie marki, które są w Waszej bazie. Cudzej dokumentacji nie cytuje.

Agent może podać informację z dokumentacji pokrewnego modelu tej samej marki — zawsze z zastrzeżeniem, dla jakiego modelu jest ta informacja, i z prośbą o potwierdzenie wariantu urządzenia.

Tak. Przycisk 📷 obok pola wiadomości — zdjęcie tabliczki znamionowej albo ekranu sterownika.

1. Agent odczyta markę, model i kod błędu.
2. Potwierdzi, co rozpoznał.
3. Szuka w dokumentacji jak zwykle — z cytatem.

Gdy zdjęcie jest nieczytelne, napisze, co widzi, i poprosi o lepsze ujęcie. Zdjęć nie zapisujemy — w zapisie rozmowy zostaje tylko „[zdjęcie]”.

Przy podejrzeniu ulatniania gazu podaje tylko podstawowe zasady: przerwać pracę, zamknąć zawór, przewietrzyć, zadzwonić pod 992. Przy pracach niebezpiecznych zamiast szczegółów proponuje przekazanie sprawy do serwisu.

👍 i 👎 to ocena odpowiedzi. Przy 👎 możesz dopisać „Co było nie tak?”.

Oceny widzi firma w panelu, a my używamy ich do poprawiania agenta.

1. Kliknij 📨 Zgłoś do serwisu.
2. Wpisz imię (opcjonalnie) i swój telefon lub e-mail.
3. Kliknij Przekaż.

Zgłoszenie z całą rozmową trafia mailem do zespołu Waszej firmy, więc serwis od razu wie, co już sprawdzono, i może oddzwonić.

Adres, który wskaże firma przy starcie — na przykład skrzynka działu wsparcia technicznego.

✉️ Wyślij rozmowę na mailaWyślij — po wpisaniu adresu.

Z kontem nie musisz: każda rozmowa jest w 📁 Moje konto.

🔄 Nowa rozmowa czyści ekran.

• Bez konta rozmowę możesz ciągnąć, dopóki nie zrobisz przerwy dłuższej niż 2 godziny.
• Z kontem poprzednie rozmowy zostają w 📁 Moje konto.

Napisz czynnik i masę ładunku z tabliczki:

Agent policzy tony CO2eq i powie:

• czy urządzenie podlega kontroli szczelności i jak często,
• czy wymaga Karty Urządzenia w CRO,
• czy potrzebny jest system wykrywania wycieków.

Odpowiedź kończy się podstawą prawną ze stanem prawnym. Gdy brakuje czynnika albo masy — dopyta.

Ponad 170 czynników z rozporządzenia, także mieszaniny i HFO. Gdy czynnika nie rozpozna, podpowie podobne oznaczenia i poprosi o dokładne z tabliczki.

Nie odpowiada na pytania spoza obowiązków urządzenia — zakazy wprowadzania do obrotu, kary, czy wolno jeszcze serwisować dany czynnik. Powie to wprost i zaproponuje przekazanie sprawy do serwisu.

Napisz w czacie:

1. Agent pyta etapami: urządzenie (jeśli było zdjęcie tabliczki — zaproponuje odczytane dane), strony, lista kontrolna, pomiary, testy.
2. Pokazuje podsumowanie.
3. Dopiero po Twoim tak wysyła PDF na podany adres e-mail.

Przy szczelności układu sam policzy obowiązki F-gazowe i wpisze je do protokołu.

Protokoły robimy dla pomp ciepła.

Nie — to dokument roboczy instalatora. Warunki gwarancji określa producent, a u części marek uruchomienie zgłasza autoryzowany serwisant w systemie producenta.

Agent przypomina o tym po wysłaniu PDF-u.

Z kontem: 📁 Moje kontoProtokołyPobierz PDF

• Urządzenia — z protokołów, z terminami „Przegląd do” i „Kontrola szczelności do” oraz przełącznikiem Przypomnij mi mailem,
• Protokoły — z przyciskiem Pobierz PDF,
• Rozmowy — każda z krótkim tytułem nadanym automatycznie, z wyszukiwarką (treść, kod błędu) i przyciskiem Pokaż starsze.

Tak, na koncie. Po rozwiązaniu problemu albo protokole zapisuje jedno zdanie: urządzenie, problem i ustalenie. Przy kolejnej rozmowie o tym urządzeniu wróci do tego, na czym skończyliście.

Możesz też poprosić wprost:

Danych osobowych (imion, adresów, telefonów) nie zapisuje. wyłącz pamięć kasuje zapisane ustalenia.

• Przegląd i kontrola szczelności — po protokole agent zaproponuje przypomnienie dla tego urządzenia i włączy je dopiero po Twoim tak. Maile przychodzą 30 i 7 dni przed terminem.
• Sprawozdanie do BDS (do 28 lutego) — po rozmowie o F-gazach agent może raz zaproponować przypomnienie. Maile 1 i 21 lutego.

Wypisanie: jednym kliknięciem w mailu albo w 📁 Moje konto.

Osoby wskazane przez firmę mają przycisk 📊 Panel. Dwie zakładki:

Nie. Panel pokazuje liczby i tematy pytań, z automatycznie zamaskowanymi adresami e-mail i telefonami — bez rozmów i bez nazwisk.

Całą rozmowę dostajecie tylko wtedy, gdy instalator sam ją przekaże przez 📨 Zgłoś do serwisu.

Przysyłacie pliki PDF, my wgrywamy je do bazy Waszej firmy, z podziałem na markę i model. Nowe wersje dokumentów wgrywamy w ten sam sposób.

Tak. Każda firma ma własną bazę dokumentów — Wasze pliki widzi tylko Wasz agent, a agent innej firmy nie ma do nich dostępu.

Nie. Wasz agent szuka wyłącznie w Waszej bazie, ma własny adres i własne statystyki. O markę spoza bazy odpowie, że jej nie ma.

Tak:

• nazwa „Agent Serwisowy <Wasza firma>”,
• Wasze logo na stronie i przy logowaniu,
• maile z przypomnieniami i protokołami podpisane nazwą Waszego agenta.

Tak. Adres Waszego agenta nie jest nigdzie publikowany — dostaje go ten, komu go dacie.

1. Dział wsparcia sprawdza odpowiedzi.
2. Potem przekazujecie link instalatorom.

Czat działa bez logowania, więc kto zna adres, może pytać.

Nie. Wszystko działa w chmurze, po Waszej stronie nie trzeba niczego instalować ani utrzymywać.

Na chmurze Google: aplikacja i dane w Google Cloud, odpowiedzi tworzy model Gemini od Google.

• Aplikacja i baza danych są w Google Cloud w Warszawie, a pamięć ustaleń konta — w Google Cloud w Holandii (także UE).
• Rozmowy nie trenują publicznych modeli.
• Zdjęć nie zapisujemy.
• Rozmowy bez konta usuwamy po 30 dniach; rozmowy z kontem zostają do usunięcia konta.

Przy wdrożeniu podpisujemy umowę powierzenia danych (DPA).

To zabezpieczenie przed nadużyciem: po około 30 wiadomościach w ciągu 10 minut z jednego adresu trzeba chwilę odczekać. Pojedyncza wiadomość może mieć do 2000 znaków.